El despliegue de la inteligencia artificial en la empresa está avanzando más lentamente de lo que anticipaban las expectativas del mercado. Según un informe reciente de Deloitte, más de dos tercios de los directivos afirmaban que solo el 30% o menos de sus experimentos con IA generativa lograrían escalar a producción, incluso tratándose de una tecnología que ya lleva cierto tiempo disponible en el mercado.
Este bloqueo en el paso de los pilotos a los despliegues operativos se ha convertido en uno de los principales frenos para la adopción empresarial de la IA. “Durante los últimos años, muchas compañías han probado la IA, pero pocas han encontrado casos de uso lo suficientemente claros, repetibles y rentables como para desplegarlos de forma generalizada”, señala Eduardo Aramburu, Líder de la práctica de inteligencia artificial de ARBENTIA. “Lo que empieza a verse ahora es que los grandes proveedores de tecnología están incorporando agentes autónomos directamente en las herramientas de gestión que ya utilizan las empresas, lo que facilita su adopción masiva, mediante tareas muy concretas que actúan, con supervisión humana, dentro de los flujos operativos habituales”.
Con su amplia experiencia en el despliegue de estas herramientas, ARBENTIA, consultora especializada en tecnología, identifica dos casos de uso específicos en los que los agentes autónomos ya se están desplegando de forma real y generalizada en el ERP de empresas de distintos sectores y tamaños.
1. Gestión de facturas de proveedor integrada en el ERP
Uno de los primeros procesos donde este cambio ya es visible es la gestión de facturas de proveedor. En la mayoría de las empresas, estas facturas siguen llegando por correo electrónico en forma de documentos adjuntos que deben ser tratados antes de incorporarse al sistema contable.
En los despliegues actuales, el agente actúa directamente dentro del sistema de gestión y sigue un flujo definido. Monitorizando un buzón dedicado a facturas de proveedor, detecta la entrada de nuevos correos con adjuntos, identifica los documentos válidos y descarta el resto. A partir de ahí, lee los PDFs, extrae los datos clave de la factura, identifica al proveedor y cruza esa información con el histórico del ERP para proponer las cuentas contables y los conceptos habituales. Con todo ello, genera un borrador de factura directamente en el sistema.
El proceso se detiene ahí, en el borrador, que queda pendiente de revisión por parte del equipo financiero. Son las personas quienes validan los datos, corrigen posibles inconsistencias y deciden si la factura se registra o no. De este modo, se elimina la introducción manual de información, mientras que la intervención humana se concentra en el control y la supervisión, manteniendo la trazabilidad completa del proceso dentro del sistema.
2. Preparación de ofertas y pedidos a partir de correos de clientes
El segundo caso de uso se sitúa en el área comercial y responde a un problema recurrente en muchas organizaciones: solicitudes que llegan por correo electrónico sin una estructura clara, ya sea en el propio cuerpo del mensaje o en documentos adjuntos. Peticiones de presupuesto, modificaciones de pedidos o solicitudes de disponibilidad obligan a los equipos comerciales a interpretar la información antes de poder actuar.
En los entornos donde ya se están desplegando agentes autónomos, la IA también monitoriza una bandeja de entrada asociada para identificar si el remitente corresponde a un cliente o contacto existente y analizar tanto el contenido del correo como los documentos adjuntos. A partir de esa información, interpreta los productos, cantidades y condiciones solicitadas, cruza los datos con la información disponible en el ERP y prepara una propuesta estructurada, ya sea en forma de oferta o de pedido, directamente en el sistema.
El proceso se detiene nuevamente en el punto de revisión. El equipo comercial no redacta desde cero ni introduce manualmente los datos, sino que revisa la propuesta generada, ajusta los elementos necesarios y decide si continúa el proceso. Una vez validada, el propio sistema gestiona el envío de la documentación al cliente y el seguimiento posterior.
Este uso permite acelerar de forma significativa los tiempos de respuesta sin perder control sobre precios, disponibilidad o condiciones comerciales, ya que todo el proceso se ejecuta dentro del ERP y conforme a las reglas ya definidas por la empresa.
“Cuando los agentes autónomos se utilizan de forma continuada en tareas como el tratamiento de facturas o la preparación de ofertas y pasan a formar parte del funcionamiento habitual de la empresa, es cuando la adopción empieza a funcionar de verdad. La clave no es buscar tecnología más avanzada, sino utilizarla con criterio y conocimiento, automatizando casos de uso claros, recurrentes y sostenibles en el tiempo”, concluye Aramburu.
