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Lecciones aprendidas en las pequeñas y medianas empresas para asegurar una IT eficiente y resistente que sea capaz de reaccionar rápidamente a las crisis externas.

A principios de 2020, ocurrió lo inesperado: Surgió un virus transmitido por el aire que conquistó el mundo en pocas semanas. Se convirtió en una pandemia generalizada y, en su camino destructivo, desarraigó los flujos de trabajo empresariales establecidos en todo el mundo. Konica Minolta cambió inmediatamente sus operaciones de trabajo en la oficina a trabajo remoto completo en cuestión de días – esto afectó a más de 9.000 empleados sólo en Europa. Las empresas de todo el mundo se vieron obligadas a hacer lo mismo, y algunas -como Konica Minolta- lo hicieron mejor que otras. La pandemia fue un duro recordatorio de lo volátil que puede ser nuestra realidad laboral cotidiana a raíz de las crisis e interrupciones externas. Sin embargo, no tienen por qué presentarse en forma de crisis mundial; los incidentes locales limitados a una región, una industria, una sola empresa o incluso individuos dentro de un equipo son, de hecho, mucho más probables. No obstante, este tipo de incidentes también tienen el potencial de causar interrupciones significativas a empresas grandes, medianas y pequeñas por igual. Con tal multitud de escenarios potencialmente perturbadores, ¿es posible prepararse para tales eventos? Cuando se trata de IT, la respuesta corta es: sí, si se cuenta con una IT resistente, segura y flexible y con un socio de confianza que proporcione una reacción rápida y ágil. Otra ventaja añadida: además de preparar a las empresas para las crisis, estas medidas también pueden ayudar a conseguir una mayor eficiencia.

Hay impactos externos que se pueden ver venir con antelación y que permiten algunos “preparativos de última hora”, pero otros golpean completamente de la nada”, dice Olaf Lorenz, Director General Senior de la División de Transformación Digital, Konica Minolta Business Solutions Europe: “En cualquier caso, cuando se trata de IT, estar generalmente preparado para los posibles problemas es la mejor manera de asegurar un resultado más favorable. Implementar operaciones flexibles, anticiparse a posibles interrupciones y utilizar sistemas resistentes puede tener un efecto decisivo en el resultado cuando una empresa se enfrenta a una crisis externa. Las IT pueden desempeñar un papel sorprendentemente importante en la mitigación de estos riesgos”.

Los escenarios de estas interrupciones también pueden tener una gran repercusión geográfica, por ejemplo, catástrofes naturales como terremotos, inundaciones o incendios forestales, o la reciente pandemia. También pueden presentarse en forma de disturbios políticos o interrupciones de servicios básicos, como grandes apagones. El factor común de todos estos escenarios es que tienden a perturbar cadenas enteras de creación de valor en lugar de afectar a una empresa concreta. Otras crisis externas pueden limitarse a un área o negocio específico: Se trata de accidentes como incendios, interrupciones de la red y actividades delictivas como robos, ciberataques, vandalismo o chantaje. Las perturbaciones también pueden tener su origen en crisis personales e individuales: un accidente de un responsable, la necesidad repentina de un empleado de cambiar su ritmo de trabajo por tener que cuidar a un familiar enfermo, etc.

Resistirse al pesimismo e inclinarse hacia el optimismo

Alex Hidalgo, director ITS de Konica Minolta Business Solutions en Spain, afirma que: “Ser consciente de todas las amenazas potenciales para su negocio puede ser desalentador” – especialmente para las pequeñas y medianas empresas: “Sin embargo, es necesario analizar los riesgos, determinar los posibles resultados y, a continuación, encontrar soluciones para prepararse para ellos de forma adecuada e inteligente. El fatalismo pesimista no es útil ni necesario”. Para los expertos en tecnologías de la información, identificar los posibles resultados de estas crisis externas es el siguiente paso crucial.

Uno de los resultados más comunes de estos incidentes es la pérdida de datos, ya sea temporal o permanente. Otros resultados son la imposibilidad de acceder a las oficinas físicas, los lugares de trabajo o las redes, el robo o la destrucción de equipos, la vulneración de la confidencialidad o la privacidad de los datos, la indisponibilidad repentina de miembros del equipo (de IT) cualificados o la necesidad inesperada de que los empleados trabajen a distancia. “Es en este nivel de análisis donde muchos clientes escépticos se dan cuenta del potencial de preparación: Aunque no se pueda evitar que ocurran la mayoría de las catástrofes, se puede garantizar fácilmente que algunas consecuencias negativas no se materialicen, o mitigar su impacto. Esto permite un enfoque más optimista, ya que demuestra que se puede mantener el control”, sostiene Alex Hidalgo.

La preparación:  Configuración de una IT eficiente y preparada para los varapalos

“Una IT bien equipada es una base sólida para asegurar una organización contra todo tipo de amenazas potenciales”, explica el director ITS de Konica Minolta Business Solutions Spain, antes de destacar que esto requiere costes adicionales: “La eficiencia y la eficacia son la clave para no sobrecargar innecesariamente la organización”. En muchos casos, se pueden conseguir sinergias utilizando procesos digitales modernos que ayuden a mejorar la eficiencia de una organización y a prepararla para posibles crisis al mismo tiempo.

Estar preparado para el trabajo a distancia es un ejemplo perfecto: No sólo permite a los empleados trabajar de forma flexible desde cualquier lugar externo -ya sea desde casa o desde las instalaciones de un cliente-, sino que también hace posible que sigan trabajando, aunque la oficina sea inaccesible por cualquier motivo. “Si la actual pandemia se hubiera producido una década antes, su impacto en las empresas de todo el mundo habría sido mucho más devastador”, afirma Alex Hidalgo. Por suerte, muchas organizaciones, como Konica Minolta, ya disponían de soluciones de puesto de trabajo remoto que permitían a sus trabajadores del conocimiento continuar sin problemas su trabajo desde casa, sin interrupciones o con interrupciones menores. No hace falta una pandemia mundial en toda regla para que las empresas se imaginen el valor del trabajo a distancia con respecto a las perturbaciones externas: los ejemplos pueden ser tan mundanos como una fuerte tormenta de nieve o una huelga de trabajadores en el transporte público. Además, la capacidad de trabajar a distancia puede proporcionar una flexibilidad muy valiosa si las circunstancias personales requieren que un empleado cambie sus rutinas de trabajo. Si el empleado tiene que cuidar repentinamente a un familiar, por ejemplo, el trabajo a distancia puede ayudarle a compaginar sus responsabilidades personales con el trabajo. “Desgraciadamente, una situación así no es infrecuente y, de hecho, puede causar importantes trastornos en las organizaciones. En este caso, la posibilidad de trabajar a distancia puede ser un gran alivio tanto para el empleado, como para la empresa. Como hay una escasez continua de mano de obra cualificada, esto beneficia a la empresa al permitirle mantener a un empleado valioso trabajando”, explica Alex Hidalgo.

Al igual que el trabajo a distancia, las soluciones basadas en la nube para el almacenamiento de datos y la gestión de la información pueden ofrecer ventajas tanto de eficiencia como de seguridad. Pueden sustituir los costosos e inflexibles servidores locales por modelos de pago por uso, garantizando una mayor flexibilidad tanto financiera como de capacidad. También hace que los valiosos datos de la organización sean menos vulnerables a incidentes localizados, desde incendios hasta inundaciones o robos de hardware. Proveedores como Konica Minolta cuentan con fuertes medidas de protección para asegurar los datos de sus clientes que simplemente no son viables para que las empresas más pequeñas adopten para sus propios servidores. Sin embargo, si es necesario almacenar los datos in situ, las soluciones de IT híbridas o los servicios de copia de seguridad automatizados y gestionados ayudan a proteger a las empresas de una pérdida de datos catastrófica. Este puede ser el caso cuando el almacenamiento local tiene ventajas en cuanto a la velocidad de procesamiento o los requisitos legales, por ejemplo. Estas medidas garantizan que los datos críticos para la empresa puedan recuperarse rápidamente y ser accesibles con muy pocas interrupciones de los procesos.

La preparación también es clave para mitigar los riesgos de ataques criminales u otras actividades maliciosas, ya sean virtuales o físicas. Los piratas informáticos atacan cada vez más a las empresas, grandes y pequeñas, utilizando ransomware. El ransomware cifra el almacenamiento de datos de los dispositivos infectados. Los ciberdelincuentes exigen entonces dinero a cambio de un descifrado. El número de estos ataques ha aumentado recientemente a un ritmo alarmante. En 2020, el 51% de las empresas encuestadas por Sophos informaron de que fueron objeto de ataques de ransomware.   “Los atacantes se aprovechan del hecho de que, en las empresas, el acceso a los datos vale “dinero real”, a diferencia de los datos privados, donde suelen tener un valor más sentimental. Por ello, a menudo es más fácil extorsionar a las empresas para que transfieran las sumas solicitadas, lo que las convierte en un objetivo más prometedor”, explica Yoann Fortini. “Ya se trate de información sobre contratos, documentos de envío o facturas, impedir el acceso a los datos puede causar a las empresas importantes pérdidas económicas. Las empresas más pequeñas son especialmente vulnerables, ya que muchas no cuentan con las medidas de precaución adecuadas que son más comunes en las organizaciones más grandes.” Sin embargo, es posible rechazar muchos ataques con soluciones de seguridad informática poco costosas. “De hecho, muchos de nuestros clientes de pequeñas y medianas empresas se sorprenden al ver cómo una pequeña solución puede tener un gran impacto en lo que respecta a la seguridad informática”, afirma el Director de ITS de Konica Minolta a partir de su experiencia con clientes de PYMES.

Otro aspecto de la seguridad que a menudo se pasa por alto en las pequeñas y medianas empresas es la seguridad de los locales físicos, especialmente si la empresa no pertenece al sector minorista de cara al cliente. Los robos y asaltos causan dos tipos de costes: Por un lado, está el coste del valor directo de los propios objetos robados. Por otro lado, están los costes indirectos por el aumento de las tasas del seguro y las interrupciones del proceso debido a la falta de hardware y los costes de sustitución, siendo estos costes indirectos a menudo más caros que los directos. Entre ellos se encuentran las nuevas licitaciones, que requieren mucho tiempo, los costes de instalación, etc. “Un artículo robado con un valor de unos pocos cientos de euros puede suponer rápidamente unos costes de cuatro o incluso cinco dígitos”, afirma Alex Hidalgo. Explica que es posible proteger eficazmente las instalaciones contra el acceso no autorizado utilizando modernos dispositivos de vigilancia por sistemas de vídeo inteligente de última generación: “En Konica Minolta Supplies Manufacturing, S.A.S, nuestro centro de producción de tóneres en Francia, tuvimos un problema de robo en varias ocasiones en las instalaciones. Pudimos resolver eficazmente este problema con nuestras soluciones de vídeo inteligente Mobotix, las cámaras térmicas DualDome D15 y M15 para la vigilancia diurna y nocturna y los objetivos de alto rendimiento M25 y V25. Estas medidas mejoraron significativamente la seguridad en el lugar”. Esto ejemplifica el hecho de que los robos y asaltos no son un riesgo que una empresa simplemente tiene que aceptar: hay contramedidas eficaces disponibles a un coste asequible.

La solución: qué hacer cuando una crisis externa golpea a una Pyme

Se puede hacer mucho para prepararse para las crisis externas y mitigar su impacto. Sin embargo, está en la naturaleza de estas crisis golpear en un momento inesperado o tomar formas que no pueden ser anticipadas. La actual pandemia es probablemente el mejor ejemplo de ello. Incluso con una IT preparada, la reacción rápida es clave para superar con éxito este tipo de incidentes. Dependiendo del incidente en sí, el soporte informático externo puede echar una mano para resolver rápidamente el problema en cuestión.

“Tomemos como ejemplo la recuperación de desastres”, dice Alex Hidalgo: “Cuando uno de nuestros clientes pierde el acceso a sus datos, por ejemplo, debido a un incendio en una ubicación, una solución de copia de seguridad gestionada nos permite recuperar inmediatamente los datos necesarios para continuar rápidamente el trabajo desde una ubicación diferente con mínimas interrupciones del proceso. Nuestros equipos de asistencia local están ahí para entrar en acción inmediatamente”.

Un socio de servicios informáticos de confianza a largo plazo es un activo valioso, incluso en circunstancias normales. Sin embargo, en tiempos de crisis, un socio experto con un profundo conocimiento de la empresa, sus procesos de trabajo y su configuración informática puede marcar una diferencia decisiva en el destino de todo el negocio. “Recomiendo encarecidamente encontrar un socio de este tipo desde el principio. Incluso si un socio de servicios como Konica Minolta está encantado de proporcionar apoyo rápido a un nuevo cliente que lo necesite, en una situación así, el tiempo es absolutamente esencial. Yo diría que éste es probablemente el paso de preparación más importante de todos: tener un socio al que se pueda recurrir rápidamente en tales situaciones”, afirma Alex Hidalgo.

Esto también puede ocurrir si un miembro del equipo de una empresa responsable de la IT deja de estar disponible de repente, por ejemplo, debido a una enfermedad repentina, o simplemente porque deja la empresa. Con la escasez de mano de obra cualificada en IT, esto puede convertirse rápidamente en un problema importante para una pequeña o mediana empresa, ya que suelen tener sólo uno o dos empleados responsables de toda su configuración de IT. Un socio de servicios gestionados como Konica Minolta puede entonces hacerse cargo rápidamente incluso de las tareas de TI críticas para el negocio, proporcionar un servicio de asistencia de TI para los empleados, etc.

Juntos somos más fuertes: dando lo mejor de nosotros en situaciones difíciles

Con todas las dificultades que las empresas, en particular, han tenido que soportar con la actual pandemia, se ha demostrado el valor que la IT, resistente y ágil, tiene para una empresa de cualquier tamaño. Puede mantener el negocio operativo incluso en circunstancias difíciles. Y lo que es aún más importante, ha demostrado que las IT resistentes y los flujos de trabajo modernos van de la mano. De hecho, las empresas que habían puesto rumbo para ofrecer a sus empleados soluciones digitales modernas para el lugar de trabajo desde el principio, fueron las que mejor se adaptaron a las nuevas circunstancias laborales durante la pandemia.

Este es un claro ejemplo de que estar preparado para una crisis no debe considerarse un mero factor de coste, sino un enfoque holístico para el futuro, siendo la mejor manera de avanzar la IT de una organización a prueba de crisis. En este sentido, las pequeñas y medianas empresas son las que más pueden beneficiarse de trabajar con un socio fuerte como Konica Minolta. “Una IT potente y un socio de confianza pueden permitir a las pequeñas empresas dar un gran salto adelante”, concluye Alex Hidalgo.

Sobre Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A.

Konica Minolta Business Solutions Spain es una filial de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, con sede en Madrid.

Konica Minolta permite a sus clientes defender la era digital: con su experiencia única en imágenes y capacidades de procesamiento de datos, Konica Minolta crea soluciones relevantes para sus clientes y resuelve los problemas a los que se enfrenta la sociedad. Como proveedor de servicios integrales de IT, Konica Minolta ofrece consultoría y servicios para optimizar los procesos empresariales con la automatización de los flujos de trabajo. Además, la empresa ofrece a sus clientes soluciones y servicios gestionados en el campo de la infraestructura y de la seguridad de IT, así como en entornos de la nube. Con respecto a sus soluciones de impresión de oficina, “IDC MarketScape: Evaluación de proveedores de transformación de impresión mundial 2020” declaró que Konica Minolta es “reconocida mundialmente como líder en transformación de impresión”. Como socio sólido para el mercado de la impresión profesional, Konica Minolta ofrece consultoría empresarial, tecnología y software de vanguardia y se ha establecido como líder del mercado de la impresión de producción durante más de una década en Europa (InfoSource). Su Centro de Innovación Empresarial en Londres y cuatro laboratorios de I + D en Europa permiten a Konica Minolta impulsar la innovación colaborando con sus clientes, así como con socios académicos, industriales y empresariales. Por su enfoque de servicio innovador que complementa a la perfección sus dispositivos, Konica Minolta recibió el prestigioso premio “Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021” otorgado por Keypoint Intelligence. Konica Minolta Business Solutions Europe está representada por filiales y distribuidores en más de 80 países de Europa, Asia Central, Oriente Medio y África. Con aproximadamente 10.000 empleados (en abril de 2020), Konica Minolta Europa obtuvo ventas netas de más de 2,34 mil millones en el año financiero 2019/2020.

www.konicaminolta.es